De 78e editie van de Avond4Daagse in Deventer wordt georganiseerd van dinsdag 27 mei tot en met vrijdag 30 mei 2024. De organisatie is in handen van Stichting Avondvierdaagse Deventer.

1. ALGEMEEN

Afstanden

De Avond4Daagse Deventer kent 2 afstanden per dag; 5 en 12 km. Let op: de 12 km is voor de (individuele) wandelaars en niet voor de grote groepen. Dit omdat op de 12 km afstand maar beperkt tot geen verkeersregelaars ingezet worden. De afstanden hebben dezelfde start-finish en rustlocatie.

Locaties en routes

A. De start-finish locaties zijn elke dag anders. De locaties zijn op deze site bekend gemaakt. Op de sociale media kanalen (Facebook, Instagram en WhatsApp) wordt deze informatie ook verstrekt. B. De rustlocaties zijn elke dag anders; beide afstanden kennen dezelfde rustlocatie
C. Routes worden via deze site en de sociale kanalen verstrekt, daarnaast wordt deze vastgelegd in een routeboekje. Op deze site zal ook het digitale routeboekje te vinden zijn (vanaf mei 2024). Het routeboekje kan fysiek opgehaald worden bij het startbureau. Routes worden op de dag zelf met pijlen aangemerkt.

Starten
A. Alle deelnemers kunnen tussen 18:00 tot 19:00 starten. Wanneer blijkt dat er grote aantallen (grote) groepen inschrijven, kunnen wij starttijden in overleg met de contactpersonen verdelen over het start-uur. 
B. Iedereen, zowel scholen, groepen en als individuele wandelaars, dient zich voor en na de tocht te melden bij de organisatie. In- en uit checken doe je met de Deventag die je bij aanmelding op de eerste avond ontvangt, en bij afmelding op de laatste avond weer inlevert. (De Deventag is een elektronische druppel die gescand kan worden bij aankomst en vertrek bij het startbureau)
C. Het is niet toegestaan om eerder te starten dan wel ergens anders vandaan te starten dan als aangegeven door de organisatie. Wacht daarom op de afroep. Dit om de veiligheid van alle wandelaars, verkeersregelaars en ieder die deelneemt in het verkeer te waarborgen. Wanneer roepen of personen besluiten om eerder te vertrekken, bestaat de mogelijkheid dat men op een onbewaakte kruising of stempelpost terecht komt. 
D. Het startbureau opent elke dag om 17:45. De eerste dag meld je je met je bevestigingsmail (waarop het inschrijfnummer staat) en ontvang je de Deventag. De andere dagen check je met je Deventag in bij het startbureau. Starten kan tot uiterlijk 19:00.
E. Bij het startbureau meld je je na afloop van je wandeling ook af, met jouw Deventag. Het startbureau is geopend om je af te melden tot 21:30. Zorg dus dat je vóór die tijd binnen bent. 

Afval
Wilt u geen etensresten, verpakkingen etc. laten rondzwerven. Gooi het in de daarvoor bestemde prullenbakken op de rustlocatie of na het finishen, of neem het afval mee naar huis.

Gevonden voorwerpen
Gevonden voorwerpen kunnen worden ingeleverd en worden opgehaald bij het startbureau. De niet opgehaalde voorwerpen zullen na de Avond4daagse nog gedurende 1 week worden bewaard.

Veiligheid
Bij kinderen uit groepen 1 t/m 3 adviseren wij 1 ouder/verzorger op 4 kinderen, bij oudere kinderen minimaal 1 ouder/verzorger op 10 kinderen.

Verkeersregelaars
Namens de gemeente Deventer zijn onze verkeersregelaars geïnstrueerd en beëdigd door de Politie. Als verkeersregelaar heeft men de taak om niet alleen u als deelnemer veilig over te laten steken, maar ook het regelen van de overige verkeersgebruikers zodat er geen gevaarlijke situaties ontstaan en de doorstroom soepel blijft verlopen.
U wordt geacht de aanwijzingen van de organisatie en haar verkeersregelaars, politie en hulpdiensten te allen tijde op te volgen (voor, tijdens en na de tocht). Het negeren daarvan is een strafbaar feit en kan door de politie beboet worden.

Medische verzorging
Tijdens de Avond4daagse zal EHBO ingezet worden voor verlening van de eerste hulp waar dit nodig is.

Aansprakelijkheid
A. Deelname aan de Avond4Daagse Deventer is geheel op eigen risico.
Het betreden van de locatie waar het evenement plaatsvindt en het bijwonen van het evenement geschiedt op eigen risico van de bezoekers, in die zin dat de organisatie Avondvierdaagse Deventer geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt voor schade ontstaan door genoemd betreden of bijwonen van het evenement, zoals (maar niet uitsluitend) gehoor-, gezichts- en/of andere lichamelijke stoornissen.
B. De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade aan en/of verlies van persoonlijke eigendommen. Deze worden door de bezoeker meegenomen op eigen risico.
C. De organisatie is behoudens haar verantwoordelijkheid voor de wet op geen enkele wijze verantwoordelijk of (geldelijk) aansprakelijk voor persoonlijke ongelukken en/of ziekte die zich voordoen tijdens of rondom de Avondvierdaagse Deventer.
D. De deelnemer is persoonlijk aansprakelijk voor schade die hij of zij toebrengt aan eigendommen van derden.

Communicatie
De organisatie van de Avondvierdaagse Deventer zal in de aanloop naar- en tijdens het verloop van de Avondvierdaagse met de opgegeven deelnemers communiceren via het opgegeven email adres via email en via het opgegeven mobiele nummer via WhatsApp. Door aan te melden voor de Avondvierdaagse gaat de deelnemer er mee akkoord om via deze kanalen, voor communicatie over de Avondvierdaagse benaderd te worden. Afmelden kan door een afmeldbericht te sturen. Dit zal in de eerste communicatie aangegeven worden.

Onvoorziene zaken
De organisatie van de Avondvierdaagse Deventer behoudt zich te allen tijde het recht voor wegens bijzondere omstandigheden, in geval van overmacht, alsmede indien de organisatie van de Avondvierdaagse Deventer daartoe besluit, het Evenement geen doorgang te doen vinden. In deze gevallen kan de Deelnemer en/of sponsor geen aanspraak maken op vergoeding van eventuele daardoor gemaakte kosten en/of geleden schade.
Er zal geen restitutie van inschrijfgelden en/of andere betalingen aan deelnemer plaatsvinden.

2. DE WANDELING
Gedrag
Bij onaangenaam gedrag van een of meerdere wandelaars of hun begeleiders wordt de school, groep en/of woonvorm hierop aangesproken. Bij herhaaldelijk onaangenaam gedrag van een wandelaar of begeleider loopt de school, groep en/of woonvorm risico om te worden geschorst van deelname.

huisdieren
Het meenemen van (geleide)honden tijdens de Avond4daagse is toegestaan, mits zij zijn aangelijnd en de honden moeten geen gevaar of overlast voor de overige deelnemers vormen. Bij klachten van andere deelnemers heeft de organisatie het recht om betreffende hond of honden van verdere deelname uit te sluiten. De hond kan niet worden ingeschreven als deelnemer en zal derhalve dan ook geen herinnering ontvangen.

Hulpmiddelen
Hulpmiddelen als een rolstoel, rollator, wandelstok zijn natuurlijk toegestaan. Het is niet toegestaan om ter vermaak op een loopfiets, step of vergelijkbaar, deel te nemen.

Plaats op de weg voor wandelaars
Wij gaan ervan uit dat de kinderen en hun begeleiders op de hoogte zijn van de geldende verkeersregels. Neem geen en creëer geen onnodig risico, dus niet op de straat lopen als er een stoep is en rood betekent nog steeds stoppen!
De groepen op de wandelpaden zoveel mogelijk rechts laten lopen. Andere wandelaars hebben dan de ruimte om te passeren. Op de fietspaden graag extra aandacht voor de fietser(s)! Mocht de organisatie anders beslissen dan dienen de aanwijzingen van de verkeersregelaars en/of politie te worden opgevolgd.

Extreem weersomstandigheden
A. Onder extreme weersomstandigheden wordt verstaan; zeer zware storm, onweersbuien of extreem hoge/lage temperaturen. We hebben het dus niet over een normale regenbui of een plaatselijke onweersbui elders dan op locatie/route. 
B. In geval van extreme weersomstandigheden zal, na intern beraad door de Avond4Daagse organisatie, besloten worden of de Avond4daagse wel of niet doorgang zal vinden en of dit aangepast gaat worden (bijv. inkorten route). Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met afstanden, leeftijden deelnemers, weersituatie etc. Bij afgelasting zal dit uiterlijk 17:00 uur bekend gemaakt worden via onze sociale media kanalen, onze website, via WhatsApp aan alle ingeschreven deelnemers en bij de start/finishlocatie.
C. Het is niet te voorkomen dat de weersituatie tijdens de Avond4daagse alsnog omslaat (verslechterd) of ontstaat. In dat geval mogen de deelnemers hun wandeling direct staken en op de meest veilige manier richting school/huis keren. Dit is ook ter beoordeling van de groepsleider ter plaatse. Daar waar nodig zullen onze verkeersregelaars de deelnemers zoveel mogelijk blijven begeleiden. Op dat moment is de persoonlijke afmelding op start-/finish locatie niet van toepassing.
D. Bij afgelasting of onderbreking van de Avond4daagse door onze zijde zullen deze dag(en) voor de medailles blijven meetellen als zijnde volbracht.

3. INSCHRIJVEN - DEELNAME
Inschrijven
A. Inschrijving kan voor de afstanden van 5 of 12 km.
B. Inschrijven kan vanaf het moment dat de inschrijfmodule op de site geopend is (medio februari 2024)
C Inschrijving voor de verkeersregelaars voor 1 mei 2024. Later kan helaas niet i.v.m. de online cursus die nodig is en het verkrijgen van het aanstellingsbesluit als verkeersregelaar.
D. Online inschrijven voor de gehele Avond4Daagse kan tot  de eerste loopavond 19:00 uur.
E. Online inschrijven voor een dagmedaille kan op de dag zelf tot 19:00 uur. Houd er rekening mee dat de medaille mogelijk later uitgegeven wordt, omdat er bij late aanmelding mogelijk onvoldoende medailles op voorraad zijn. 
F. Inschrijven bij het startbureau kan met een pinbetaling (we hebben een pin-automaatje), of als dat niet anders kan, contant. Wanneer je je op deze manier inschrijft krijg je geen korting voor groepen en betaal je 0,50€ extra per inschrijving. Je betaalt dus, per persoon, de 1x prijs + €0,50.
G. Bij inschrijving gaat men akkoord met het gestelde deelnemersreglement.

Inschrijfkosten
De tarieven zijn per persoon:

Medailles
A. Het is niet mogelijk om tijdens de Avond4Daagse medailles te ruilen bij ons. Het ruilen op de slotavond kan alleen wanneer wij voldoende voorraad hebben van de door u gewenste medaille. Mocht u toch een verkeerde medaille hebben ontvangen dan kun u contact opnemen via info@avond4daagsedeventer.nl.   
B. Dagmedailles voor de scholen/groepen worden afgegeven aan de ingeschreven contactpersonen na het afmelden met de Deventag.
C. Voor de individuele lopers en kleine groepen geldt dat zij direct na afloop van de tocht op de laatste wandeldag bij de organisatie een medaille kunnen afhalen na inlevering van de Deventag. Het is niet mogelijk om nog na de laatste wandelavond medailles op te halen of te ruilen.
D. Medailles zijn op de slotavond te koop voor €4 (zolang de voorraad strekt).
E. (Grote) Groepen ontvangen de medailles een week voorafgaand aan de Avond4Daagse. Waar en wanneer wordt door de organisatie met deze groepen afgestemd. Wil je hiervoor in aanmerking komen? Stuur dan een mailtje naar inschrijvingen@avond4daagsedeventer.nl voor afstemming.

Groepen herkenbaarheid
Scholen, groepen en/of woonvormen worden verzocht zich zoveel mogelijk in dezelfde kleur kleding/ pet/ accessoires te laten starten/lopen. Herkenning en overzichtelijkheid zijn hiermee gewaarborgd. U kunt hierbij denken aan T-shirts, petten, vlaggen, armbanden, naamborden o.i.d. Begeleiders dienen duidelijk herkenbaar te zijn.

Deventag
A. Per inschrijving (groep of individueel) wordt er één Deventag verstrekt, deze wordt bij de eerste startdag aan uw gegevens gekoppeld. 
B. De organisatie kan door het aan- en afmelden met de Deventag controleren of alle deelnemers gestart, danwel gefinisht zijn. Het aan en afmelden met uw Deventag is ten behoeve van uw veiligheid.
C. Bij vermissing van de Deventag wordt u verzocht z.s.m. contact op te nemen met de organisatie. Een nieuwe Deventag wordt dan verstrekt tegen betaling van € 5,00.

Controleposten
Bij de controleposten gebruik je de Deventag om je doorgang te melden. Om aan het einde je medaille te verdienen, dient de route dus helemaal te worden gelopen,  op alle dagen in- en uitgecheckt, en doorgang gemeld worden. Bij controle wordt dan om uw medewerking gevraagd, het kan zijn dat er even een rij staat.

Portretrecht
De in het kader van de Avond4Daagse Deventer door of namens de Organisator gemaakte foto’s, films dan wel andere materialen of (elektronische) bestanden, zijn eigendom van de Organisator, ongeacht of deze aan de deelnemer of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond de Avondvierdaagse gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop de deelnemer
zichtbaar is voor communicatiedoeleinden van de Organisator (inclusief commerciële uitingen). 

AANPASSING REGLEMENT
Het bestuur van de Avondvierdaagse Deventer is gemachtigd om te allen tijde zonder opgaaf van reden een aanpassing te doen aan dit reglement.

SLOTBEPALING
In gevallen, waarin deze bepalingen niet voorzien, beslissen de Avondvierdaagse Coördinatoren en/of bestuur van de Avond4Daagse Deventer.

In geval van nood of calamiteit neemt u contact op met de organisatie via 06-23864052
Let op: in geval van een levensbedreigende situatie belt u 112.

Veel wandelplezier!

Stichting Avondvierdaagse Deventer